O s cedilha é a letra ç do português. Ele aparece em palavras como "ação", "braço" e "lição". Mas a regra básica só explica metade do problema. Se você escrever errado, o corrector do Word vai marcar, mas isso não significa que entendeu a lógica.
Regras de uso das palavras com s cedilha
O ç surge antes das vogais a, o, u. O c normal surge antes de e, i. Essa é a parte que todo mundo já ouviu. A parte que ninguém ensina com clareza são as derivções. Quando você forma um derivado de uma palavra com ç, às vezes o ç se mantém, às vezes vira c, e depende de uma regra fonética que envolve o som da sílaba seguinte.
Por exemplo: "direito" vira "direitamento", não "direitament". O ç some porque o sufixo -mento já carrega um som de t. Mas "braço" vira "braçal", e o ç permanece. Não existe uma tabela mental simples para isso. Você precisa conhecer as palavras ou consultar um dicionário.
Outro ponto: no início de palavra, o ç é raríssimo. Aparece só em empréstimos como "çarlatão" ou "çaique". O resto é c mesmo.
Como digitar rápido
No Windows, use Alt+0231 no teclado numérico. No Mac, Option+C. No celular, segure a tecla c até aparecer o ç no menu de sugestões. Se você digita muito, vale a pena configurar um macro ou uma extensão do teclado personalizado. Meu setup atual usa a tecla ç mapeada como atalho no AutoHotkey, e economiza talvez dez segundos por minuto de digitação intensa. Parece pouco, mas em textos longos some o cansaço repetitivo.
Problema prático que eu encontrei
Há alguns anos, trabalhando com tradução técnica, me deparei com um documento onde o corrector ortográfico do Word estava transformando automaticamente todas as ocorrências de "açúcar" em "acúcar". Não era erro meu — o corrector estava aplicando uma regrinha de normalização que removia o acento agudo e, ao mesmo tempo, não reconhecia o ç em certos contextos de formatação. A solução foi desativar a correção automática de acentuação nas opções do Word e rodar uma macro VBA que substituía "acúcar" por "açúcar" em todo o documento. Levei uns vinte minutos para resolver. Depois disso, passei a revisar sempre o código-fonte do documento antes de aceitar sugestões do corrector.
Diferenças entre português brasileiro e europeu
O alfabeto português oficial tem 26 letras. O ç conta como uma letra independente. Na prática, alguns dicionários e normas tratam o ç como variante gráfica do c, mas isso não muda sua função ortográfica. Para fins de indexação, ordenação alfabética e busca em bases de dados, considere o ç separado do c. Em sistemas de bancos de dados, uma coluna VARCHAR que armazena nomes pode causar confusão se não estiver configurada com collation que diferencia ç de c. Isso já me custou horas de depuração em um projeto de importação de cadastros.
Pegadinhas comuns
A palavra "caça" tem dois c, não ç. "Coração" leva ç, mas "coração" com acento no o não altera a letra. "Sucata" nunca terá ç. "Fechamento" tem ç, mas "fechar" não. A lista de exceções que parecem arbitrárias é longa.
Se quiser praticar, uma boa lista de palavras com s cedilha pode ser encontrada em dicionários como o Houaiss ou o Novo Dicionário da Língua Portuguesa. Eles têm entradas que mostram derivaciones completas, o que ajuda a perceber os padrões. A maioria dos sites de gramática online repete as mesmas regras básicas sem abordar os casos de fronteira.
A ferramenta mais útil que descobri foi um script Python que lê um texto e aponta todas as ocorrências de c antes de a, o, u que deveriam ser ç, baseado em um dicionário embutido. Ele não substitui revisão humana, mas reduz significativamente erros sutis em textos grandes.