Como Fazer Uma Declaração De Trabalho

O que é e quando usar

Uma declaração de trabalho é um documento simples que atesta que alguém exerce ou exerceu uma função em determinada empresa. Não é o mesmo que contrato, não é a mesma coisa que holerite. É apenas uma declaração. Costumo ver pessoas confundindo isso com outras coisas porque todo mundo chama qualquer papel de "declaração" de um jeito genérico. O uso mais comum é quando você precisa comprovar renda para alugar imóvel, abrir conta em banco, pedir financiamento ou ingressar em clube. Às vezes também serve para processos de visa ou transferência escolar. O formato varia conforme a exigência do solicitante.

como fazer uma declaração de trabalho

A estrutura básica é pequena. Nome completo, documento de identidade, nome da empresa, CNPJ, cargo, data de início, se está ativo ou desligado, data da emissão, assinatura do responsável e carimbo se tiver. Ponto. Isso resolve 90% dos casos no Brasil. O que eu vejo dar errado é gente improvisar no word sem formatar direito e entregar um papel que parece rascunho. O cara vai na imobiliária e a recepcionista nem lê. Ela fecha na primeira olhada porque não tem carimbo ou não tem CNPJ da empresa. Aí perde tempo.

Eu costumo montar assim:

• Cabeçalho com nome da empresa, endereço, CNPJ e telefone.
• Texto central dizendo que fulano de tal, CPF, RG, trabalha ou trabalhou aqui como cargo, desde data até data (ou permanece ativo).
• Final com local, data, assinatura do responsável (geralmente RH ou gestor direto), cargo da pessoa que assina e carimbo com o CNPJ se a empresa tiver.

Se for declaração para fins de renda, colocar o valor do salário ajuda. Senão, a pessoa que receber o papel pergunta de novo. Isso só atrapalha. Um detalhe que ninguém avisa: alguns órgãos pedem declaração com menos de 30 dias de emissão. Se você fazer hoje e precisar em duas semanas, o documento já pode ser considerado vencido para certos fins. Pergunta antes. Eu já perdi meia manhã porque fiz a declaração com data de dois meses atrás e o cartório simplesmente recusou.

Pegadinhas comuns

Tem três coisas que eu vejo acontecer todo dia e que estragam o processo rapidinho. Primeiro: não colocar o CPF do funcionário. Muita gente coloca só o RG ou só o nome. RG tem número que pode repetir em diferentes estados. CPF é único. Coloca os dois se possível, mas pelo menos o CPF.

Segundo: esquecer o CNPJ da empresa. Declaração sem CNPJ parece papel de empregado de família. Qualquer órgão sério pede. Se a empresa não tiver CNPJ porque é MEI, tá ok colocar o CPF-CNPJ do MEI, mas deixa claro que é MEI. Evita pergunta de volta. Terceiro: assinar sem ter autoridade. Se você é gerente de marketing e assina a declaração de um estagiário do financeiro, o cara do banco pode questionar. O ideal é que assine alguém do RH, controller ou gestor direto com cargo de liderança. Se não tiver RH, um gestor com contrato efetivo e cargo de coordenação já resolve na maioria das vezes.

Um problema real que eu tive

Numa ocasião, precisei declarar um funcionário que tinha dois vínculos na mesma empresa: um como CLT e outro como PJ dentro do mesmo departamento. O funcionário pediu declaração de vínculo ativo para usar em processo de imóvel. A declaração padrão só falava de um dos contratos. O sistema do banco recusou porque o histórico mostrava algo diferente. A solução foi emitir uma declaração única citando ambos os vínculos, com datas separadas e valores separados, e deixar claro no texto que se tratava de duas relações diferentes. Adicionei também um parágrafo explicando que o total de remuneração era a soma dos dois. Assim o banco via o quadro completo de uma vez. Demorou uns quinze minutos a mais pra escrever, mas salvou o processo todo.

Isso mostra que a declaração tem que refletir a realidade exata. Não adianta simplificar demais se a situação é dupla. Melhor errar por excesso de informação do que por falta.

Formato prático

Segue um modelo base que funciona na maioria dos casos. Você pode copiar, colar e ajustar os campos entre colchetes. DECLARAÇÃO DE TRABALHO

Declaramos para os devidos fins que [Nome completo do funcionário], portador do CPF nº [CPF] e RG nº [RG], exercce atualmente o cargo de [Cargo] nesta empresa, desde [Data de início], com vínculo CLT, percebendo remuneração bruta de R$ [Valor], mensal, e que permanece ativo até a presente data. [Cidade], [Dia] de [Mês] de [Ano].

[Nome do responsável], [Cargo do responsável], [Empresa], CNPJ nº [CNPJ] [Assinatura]

[Carimbo com CNPJ, se disponível] Se o funcionário já não estiver mais na empresa, troca-se o trecho por: "exercera a função de [Cargo] nesta empresa, no período de [Data início] a [Data desligamento], por iniciativa [do empregado/do empregador], percebendo última remuneração bruta de R$ [Valor]."

Onde conseguir o documento pronto

Se você quer um template editável, a maioria dos escritórios de contabilidade disponibiliza modelos gratuitos em PDF ou Word nos próprios sites. Você também encontra no site da Receita Federal exemplos de declaração para fins específicos. O importante é adaptar ao seu caso, não usar cegamente. Para quem não quer perder tempo, eu costumo salvar um arquivo no Google Docs com os campos variáveis destacados em amarelo. Quando precisa, preencho em dois minutos e imprimo. A versão em PDF evita alterações não intencionais depois da impressão.

Limitações que valem a pena saber

Declaração de trabalho não prova vínculo empregatício sozinha em disputa trabalhista. Isso é importante. Se a questão é contestação de tempo de serviço, salários não pagos ou reconhecimento de vínculo, a declaração ajuda como elemento probatório, mas não substitui contracheque, CTPS assinada ou e-mails de comando. O juiz vai olhar o conjunto. Também não substitui certidão negativa de débitos ou declaração de rendimento oficial do INSS. Cada órgão pede uma coisa diferente. Antes de emitircerta a declaração, confirme exatamente o que pedem. Perdi muito tempo nessa frente.

Checklist rápido antes de entregar

• Nome completo do funcionário conferido com o CPF.
• CPF e RG do funcionário incluídos.
• CNPPJ da empresa presente e correto.
• Cargo e período de atuação claros.
• Valor salarial declarado, se exigido.
• Data de emissão recente.
• Assinatura de quem tem autoridade para tal.
• Carimbo com CNPJ, se a empresa usar carimbo.
• Cópia guardada pela empresa para registro interno.

Se tudo isso estiver certo, o documento segue em frente sem dor de cabeça. Se faltar um item, a chance de devolução aumenta consideravelmente. Eu costumo revisar uma vez sozinho e deixar outra pessoa revisar outra vez. Dois olhos pegam o que um esquece.

Quando a declaração não é suficiente

Existem situações em que o órgão exige declaração assinada por contador ou contadora com CAC ativo, ou ainda requer tradução juramentada se for para uso no exterior. Nesse caso, a declaração simples não basta. Você precisa pedir uma declaração contenciosa ou um laudo de renda emitido por profissional registrado no CRC. Para fins de visto nos EUA ou Europa, por exemplo, muitos consulados pedem declaração em inglês, com carimbo e assinatura, às vezes com apostila de Haia. Aí o processo muda completamente. Se for esse o seu caso, consulte o site do consulado antes de emitir qualquer coisa. A lista de exigências costuma estar lá e atualizada.