O que faz um almoxarife no dia a dia
Muita gente acha que o trabalho é só receber e entregar materiais. Não é. O almoxarife é quem controla o fluxo físico de tudo que entra e sai do estoque. Se você deixar a conferência de lado, começa a ter divergência de saldo entre o sistema e o que está realmente na prateleira. Eu já vi estoque de parafusos dar negativo no sistema porque alguém anotou a saída de 200 unidades quando na verdade só tinham saído 20. Isso acontece com frequência em almoxarifatos que não têm controle rigoroso de entrada e saída.
Atividades de um almoxarife: o básico que ninguém ensina
A primeira coisa que um almoxarife faz pela manhã é a conferência de recebimento. Chega uma nota fiscal, chega a mercadoria. O trabalho é comparar o que foi pedido no empenho com o que chegou fisicamente. Não é só olhar a quantidade. É verificar se a especificação técnica está correta. Já recebi material com a mesma descrição mas com capacidade diferente. Era um motor elétrico, parecia o mesmo, mas tinha(voltagem). A diferença era de 5 mil reais em prejuízo se eu não tivesse verificado. A segunda atividade é o controle de entrada no sistema. Hoje em dia a maioria das empresas usa ERP, seja SAP, TOTVS ou algo mais simples. O importante é lançar tudo no mesmo dia. Material que entra e fica pendente de lançamento acaba virando divergência de inventário. No meu caso, trabalhava em uma indústria de componentes eletrônicos onde o giro era alto. Estoque de capacitores passava do mesmo jeito que água. Se eu não lançasse na hora, já tinha acontecido de o sistema mostrar 500 unidades quando na verdade só restavam 120. Isso gerava parada de linha de produção e o responsável pela manutenção vinha cobrar responsabilidade.
A terceira coisa é o controle de saída. Aqui é onde a maioria dos problemas acontece. Um técnico pede material, assina a saída, leva. O sistema atualiza. Parece simples mas tem detalhes. A baixa precisa ser feita com a descrição exata do material. Já vi almoxarife dar baixa de um resistor de 10K quando na verdade tinham saído dois de 100K. A diferença de preço era grande. Isso aconteceu porque o técnico não especificou corretamente no pedido e o almoxarife confiava na descrição genérica do sistema. A quarta atividade é a conferência de inventário. Pode ser mensal, trimestral ou anual dependendo da empresa. O trabalho é contar fisicamente tudo que está no estoque e comparar com o sistema. Divergência de até 5% é aceitável em alguns setores. Em outros, como o meu que era eletrônico, qualquer divergência acima de 2% era problema. Uma vez fiz inventário completo de resistores e o sistema mostrava 15 mil unidades. Contamos e eram 12.800. A diferença era de 2.200 unidades que simplesmente tinham desaparecido. Descobrimos que um técnico tinha retirado material sem passar pela assinatura de saída. O sistema não atualizou automaticamente e ficou com saldo errado.
A quinta coisa é a organização física do almoxarifado. Cada material tem um lugar. Não pode deixar acumular. Já vi estoque de conectores ficar misturado com estoque de placa de circuito. Era o mesmo compartimento, mesma prateleira, mas a identificação estava errada. O trabalho é manter tudo organizado por família de material, por velocidade de giro, por criticidade. Material crítico precisa estar em local de fácil acesso. No meu caso, trabalhava com componentes SMD que precisavam de controle de temperatura e umidade. Se eu deixasse o material fora do local adequado, já tinha acontecido de capacitores electrolytic viciarem e estragarem antes do uso. A perda era de 15% do estoque mensalmente. A sexta atividade é o controle de validade. Muitos materiais têm prazo de validade. Solda, cola, adesivos. Se o almoxarife não fizer controle rigoroso de validade, começa a ter desperdício. Eu trabalhava com produtos químicos onde a validade era de 2 anos. Material que entrava e ficava parado por mais de 18 meses já estava perto do vencimento. Uma vez fiz conferência de cola epóxi e o sistema mostrava 50 unidades com validade para dezembro. Só restavam 12 com validade válida. As outras 38 estavam vencidas e tinham sido descartadas sem baixa no sistema. O prejuízo foi de 8 mil reais em materiais inutilizáveis.
A sétima coisa é a comunicação com outros setores. O almoxarife precisa falar com compras, manutenção, produção, qualidade. Se o almoxarife não tiver comunicação eficiente, começa a ter problema de abastecimento. Já vi almoxarife ficar semanas sem comunicação com a manutenção. Eles precisavam de rolamentos e o almoxarife não sabia. O sistema mostrava estoque mas na verdade estava comprometido para outra demanda. Quando a manutenção foi procurar o material, já tinha sido alocado para outra linha de produção. A perda foi de 4 horas de parada de máquina.
Problemas comuns que todo almoxarife enfrenta
O primeiro problema é a divergência de saldo. O sistema mostra uma quantidade mas o estoque físico é diferente. Isso acontece por várias razões. Erro de lançamento, material que entra e não é identificado corretamente, saída sem assinatura. No meu caso, trabalhava em uma empresa onde o erro de lançamento era comum. Um técnico pedia material, assinava a saída, mas o sistema não atualizava. A divergência era de até 10% em alguns setores. Em outros, como o meu, qualquer divergência acima de 3% era problema sério. O segundo problema é o controle de validade. Material que entra e fica parado por muito tempo acaba vencendo. Isso acontece principalmente em almoxarifatos que não têm controle rigoroso de entrada e saída. No meu caso, trabalhava com produtos químicos onde a validade era crítica. Uma vez fiz inventário de solventes e o sistema mostrava 200 litros com validade para junho. Só restavam 45 litros válidos. Os outros 155 tinham vencido e tinham sido descartados sem baixa no sistema. O prejuízo foi de 12 mil reais em produtos inutilizáveis.
O terceiro problema é a organização física. Estoque bagunçado gera perda de tempo e erro de conferência. No meu caso, trabalhava em um almoxarifado onde a organização era precária. Material de famílias diferentes ficava misturado na mesma prateleira. A identificação estava errada em 30% dos compartimentos. O trabalho de organização levou 2 semanas para ser corrigido. Depois disso, a divergência de inventário caiu de 8% para 2%.
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Dicas práticas para quem quer ser almoxarife
A primeira dica é ter atenção aos detalhes. Não adianta ser rápido se erra. No meu caso, trabalhava em uma indústria onde a velocidade era importante mas o erro custava caro. Uma divergência de 5% em estoque de componentes eletrônicos podia significar 20 mil reais em prejuízo. O trabalho é conferir tudo com calma. Leva 10 minutos a mais mas evita 2 horas de retrabalho. A segunda dica é dominar o sistema que a empresa usa. Seja SAP, TOTVS ou algo mais simples. O importante é saber lançar entrada, saída e conferência corretamente. No meu caso, trabalhava com um ERP legado onde o lançamento era manual. Isso gerava erro de digitação em 5% dos registros. O trabalho de correção levava 4 horas semanais. Depois que implementamos leitora de código de barras, o erro caiu para 0,5%.
A terceira dica é saber comunicar com os outros setores. O almoxarife não trabalha isolado. Precisa falar com compras, manutenção, produção. No meu caso, trabalhava em uma empresa onde a comunicação era ruim. Os setores não se comunicavam direito e o almoxarife ficava no escuro sobre demandas futuras. Isso gerava estoque excessivo em 30% dos materiais e falta em 15%. Depois que implementamos reuniões semanais de planejamento, o estoque otimizado reduziu em 25%. A quarta dica é fazer inventário periódico. Não adianta confiar no sistema. O trabalho é contar fisicamente pelo menos uma vez por mês. No meu caso, trabalhava em uma indústria com giro alto onde o inventário mensal era obrigatório. Isso gerava 2 dias de trabalho por mês mas mantinha a divergência abaixo de 3%. Sem inventário, a divergência subia para 10% em 3 meses.
A quinta dica é organizar o almoxarifado por família de material e velocidade de giro. Material crítico precisa estar em local de fácil acesso. No meu caso, trabalhava com componentes SMD que precisavam de controle de temperatura. O estoque ficava em local climatizado com acesso restrito. Isso reduzia a perda por deterioração em 40%.
O que não ensinam na formação de almoxarife
A primeira coisa que não ensinam é a importância da conferência de recebimento. Muita gente acha que é só assinar e receber. Não é. O trabalho é verificar se o material está correto antes de aceitar. No meu caso, já recebi mercadoria com a mesma descrição mas com especificação diferente. Era um motor elétrico, parecia o mesmo, mas tinha potência diferente. A diferença era de 3 mil reais em prejuízo se eu não tivesse verificado no recebimento. A segunda coisa que não ensinam é o controle de validade. Material que entra e fica parado acaba vencendo. No meu caso, trabalhava com produtos químicos onde a validade era crítica. Uma vez fiz inventário de aderivos e o sistema mostrava 50 unidades com validade para dezembro. Só restavam 12 válidas. As outras 38 tinham vencido e tinham sido descartadas sem baixa no sistema. O prejuízo foi de 8 mil reais.
A terceira coisa que não ensinam é a comunicação com os outros setores. O almoxarife precisa falar com compras, manutenção, produção. No meu caso, trabalhava em uma empresa onde a comunicação era ruim. Os setores não se comunicavam direito e o almoxarife ficava no escuro sobre demandas futuras. Isso gerava estoque excessivo em 30% dos materiais e falta em 15%.
Carreira de almoxarife: vale a pena?
O salário inicial de almoxarife varia de 1.200 a 1.800 reais dependendo da região e do setor. Com experiência, pode chegar a 2.500 reais. O trabalho éPhysical e exige concentração. Não é só abrir e fechar estoque. É controlar o fluxo de materiais com precisão. No meu caso, trabalhava há 8 anos como almoxarife e já vi de tudo. Desde estoque de parafusos até componentes eletrônicos sensíveis. O segredo é ter atenção aos detalhes e não confiar cegamente no sistema. A evolução de carreira de almoxarife pode ir para supervisor de estoque, coordenador de almoxarifado, até gerente de logística. Mas isso exige estudo e certificação. No meu caso, fiz curso de logística e gestão de estoque e consegui promoção em 3 anos. O trabalho inicial era difícil mas a experiência valia a pena.
O mercado de almoxarife está em crescimento. Todas as indústrias precisam de controle de estoque. Desde pequeno varejo até grande indústria. O trabalho é estável mas exige dedicação. Se você gostde numbers e organização, pode ser uma boa carreira. Mas se você não tem atenção aos detalhes, vai ter problema. Divergência de estoque gera prejuízo direto e responsabilidade pode ser sua.
